Le nuove Linee Guida AGID sulla conservazione digitale a norma, applicabili anche alle aziende private, prevedono che la conservazione di corrispondenza elettronica e documenti informatici con effetti giuridici rilevanti avvenga in formato digitale con modalità tali da garantirne integrità, affidabilità, reperibilità e leggibilità, per un lungo periodo di tempo.
Documenti soggetti a obbligo di conservazione digitale sono:
- fatture elettroniche;
- comunicazioni PEC;
- contratti firmati digitalmente.
Inoltre diversi altri documenti amministrativi possono essere per facoltà archiviati in modalità sostitutiva come ad esempio i registri IVA, cespiti e i libri contabili obbligatori.
Chi svolge le operazioni di conservazione?
Vista la complessità tecnica di organizzare un sistema informatico che soddisfi le caratteristiche previste dalle Linee Guida, nella pratica le operazioni di conservazione sono affidate a soggetti esterni professionisti (conservatori), aventi capacità tecniche ed organizzative per strutturare un sistema di conservazione a norma. Tali soggetti assumono il ruolo di Responsabili del servizio di conservazione.
Quali obblighi rimangono in capo all'azienda?
Al fine di garantire il rispetto di quanto sopra, l'azienda privata deve nominare un responsabile della conservazione, figura interna o esterna con competenze archivistiche, informatiche e sulla protezione dei dati (privacy).
Tale soggetto deve:
- occuparsi dell'organizzazione delle operazioni di conservazione (definendo quali saranno i soggetti conservatori, chi dovrà occuparsi di predisposizione e caricamento dei pacchetti documentali da conservare, etc.);
- redigere un apposito manuale della conservazione, all'interno del quale è descritta l'organizzazione del sistema di conservazione ed illustrati nel dettaglio i soggetti, i ruoli, i modelli di funzionamento e di processo riguardanti la conservazione digitale.
Quali sono le possibili sanzioni?
Il mancato rispetto delle Linee Guida può configurare una violazione degli obblighi di conservazione, portando a sanzioni tra i 1.000 e gli 8.000 euro.
Per tutte le informazioni relative alla conservazione digitale, potete consultare la nostra pagina di FAQ cliccando qui.
CNA Reggio Emilia mette a disposizione e sta implementando diversi servizi a supporto delle imprese per l'ottemperanza agli obblighi di cui sopra, tra i quali servizi di:
- conservazione a norma delle fatture elettroniche;
- conservazione a norma delle comunicazioni PEC;
- conservazione a norma di registri, dichiarativi fiscali e altri documenti con valore giuridico rilevante;
- formazione del responsabile della conservazione;
- supporto nell'implementazione del manuale della conservazione.
Per ricevere qualsiasi chiarimento utile sulla materia o ricevere informazioni sui nostri servizi, potete contattarci scrivendo a: conservazione.digitale@cnare.it