Dall’1 gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che tra le altre cose regolano in modo specifico la conservazione digitale a norma dei documenti informatici. Di seguito sono raccolte alcune FAQ sull’argomento, per fare chiarezza sulle implicazioni che questa nuova regolamentazione ha sulle aziende private e le PMI.
- Che cosa è la conservazione digitale
La conservazione digitale consiste nella conservazione di documenti informatici aventi valore giuridico rilevante presso un sistema informatico tale da garantire ai documenti le caratteristiche di integrità, affidabilità, reperibilità e leggibilità per un lungo periodo di tempo.
Le Linee Guida prevedono l’obbligo per le aziende private di conservare la corrispondenza elettronica e i documenti informatici con effetti giuridici rilevanti in formato digitale.
- Quali documenti devono essere conservati digitalmente per legge
L’obbligo della conservazione digitale vige per:
- fatture elettroniche;
- comunicazioni PEC;
- contratti firmati digitalmente
Le aziende private possono inoltre scegliere di effettuare una conservazione digitale sostitutiva di diversi documenti aventi effetti giuridici rilevanti (quali, a titolo esemplificativo, i dichiarativi fiscali), in sostituzione della canonica conservazione cartacea.
- Chi è il Titolare dell’oggetto di conservazione
Il titolare dell’oggetto di conservazione è il soggetto (azienda) che produce la corrispondenza e i documenti da conservare digitalmente e al quale fanno capo gli obblighi di conservazione a norma di questi documenti informatici.
- Chi è il Conservatore o Responsabile del servizio di conservazione
Il responsabile del servizio di conservazione - detto anche conservatore - è il soggetto solitamente esterno all’azienda che materialmente attua la conservazione digitale della corrispondenza e dei documenti informatici.
Il Titolare dell’oggetto della conservazione (azienda) deve delegare contrattualmente il Responsabile del servizio di conservazione allo svolgimento delle funzioni di conservazione. Il Responsabile del servizio di conservazione diventa responsabile del trattamento di dati operati per conto del Titolare.
- Chi è il Responsabile della conservazione
Il Responsabile della conservazione è il soggetto che definisce e attua le politiche relative al sistema di conservazione.
Deve essere un soggetto dotato di competenze archivistiche, giuridiche, informatiche.
Il ruolo di Responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto interno o esterno all’azienda. Nel secondo caso, è necessario che sia un soggetto diverso rispetto al conservatore.
La delega delle attività di conservazione ad un conservatore esterno non fa venir meno per il Titolare l’obbligo di nomina di un Responsabile della conservazione.
- Quali sono i compiti del Responsabile della conservazione
Il Responsabile della conservazione ha il compito di:
- Definire le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in ragione della specificità degli oggetti digitali da conservare e della natura delle attività svolte dal titolare dell’oggetto di conservazione;
- Gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente;
- Generare e sottoscrivere il pacchetto di versamento e di distribuzione;
- Monitorare la funzionalità del sistema di conservazione;
- Verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai 5 anni, l’integrità e leggibilità dei documenti informatici;
- Adottare misure necessarie a rilevare l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione;
- Provvedere alla duplicazione dei documenti, in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
- Predisporre misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
- Assicurare agli organismi competenti l’assistenza per l’espletamento delle attività di verifica e vigilanza;
- Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui è richiesto il suo intervento;
- Predisporre il Manuale della conservazione (MdC) e curarne l’aggiornamento.
Quasi tutte le attività di cui sopra possono essere delegate al Responsabile del servizio di conservazione, che svolge materialmente le operazioni di conservazione per conto del titolare. Alcune attività non sono tuttavia delegabili.
- Quali compiti del responsabile della conservazione non sono delegabili
Sebbene il Responsabile della conservazione possa delegare gran parte dei propri compiti al conservatore, alcuni di questi non possono mai essere affidati ad un soggetto diverso, in particolare:
- la responsabilità giuridica della conservazione;
- la redazione ed aggiornamento del MdC.
- Che cosa è il Manuale della conservazione (MdC)
Il Manuale della conservazione (MdC) è un documento informatico che illustra dettagliatamente l’organizzazione del sistema di conservazione, i soggetti che intervengono nel processo di conservazione e i ruoli svolti, le misure di sicurezza adottate rispetto al sistema di conservazione, e ogni altra informazione utile alla gestione e verifica del funzionamento nel tempo del sistema di conservazione.
Il manuale è predisposto ed aggiornato dal Responsabile della conservazione; il suo contenuto deve tenere conto delle funzioni che il Responsabile ha delegato all’esterno.
- Che cosa deve indicare il Manuale della conservazione
Il manuale deve riportare:
- I dati dei soggetti che hanno assunto responsabilità nel sistema di conservazione;
- La struttura organizzativa del sistema di conservazione, comprensiva delle funzioni e delle responsabilità dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
- La descrizione delle tipologie di oggetti digitali sottoposti a conservazione;
- La descrizione del processo di conservazione;
- Le modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento e del processo di esibizione del progetto di distribuzione
- La descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione;
- Le procedure per la produzione di duplicati o copie dei documenti, in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
- I tempi entro i quali gli oggetti digitali vanno trasferiti in conservazione, ed eventualmente scartati;
- I casi in cui è richiesto l’intervento di un pubblico ufficiale;
- La normativa in vigore in luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali.
- Quali sanzioni sono previste per la violazione degli obblighi in materia di conservazione digitale
Il mancato rispetto delle Linee Guida può comportare sanzioni amministrative da euro 1.000 a 8.000, legate alla violazione degli obblighi di conservazione dei documenti fiscali.
CNA Reggio Emilia mette a disposizione e sta implementando diversi servizi a supporto delle imprese per l'ottemperanza agli obblighi di cui sopra, tra i quali servizi di:
- conservazione a norma delle fatture elettroniche;
- conservazione a norma delle comunicazioni PEC;
- conservazione a norma dei dichiarativi fiscali e altri documenti con valore giuridico rilevante;
- formazione del responsabile della conservazione;
- supporto nell'implementazione del manuale della conservazione.
Per ricevere qualsiasi chiarimento utile sulla materia o ricevere informazioni sui nostri servizi, potete contattarci scrivendo al seguente indirizzo e-mail: conservazione.digitale@cnare.it